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档案预立卷制度

【来源: | 发布日期:2014-10-23 】

 

预立卷制度是学院档案管理工作的基础和重要环节。规范学院档案预立卷工作,对学院立卷部门做好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。一般由兼职档案员按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷,编排页号或件号,填写卷内目录,交本部门兼职档案人员检查、装订后向学院档案部门移交。

一、学院各部门的兼职档案员负责平时预立卷工作。

二、各部门领导要重视、支持本部门兼职档案员的预立卷工作,创造一定的条件、挤出一定的时间,关心预立卷工作。

三、各部门要根据本部门职责和每年度任务编制相应的预立卷类目,其既要反应本部门基本工作和常规工作的特点,又要突出工作重点和新的设想。

四、对办理完毕的文件材料应由兼职档案员进行统一管理,并及时进行收集、整理,按预立卷类目分别归卷;做好平时文件的利用、借阅、登记、回收工作,以保证归档时文件的完整性。

五、预立卷主要是针对当年形成的文件材料,对往年已整理过的文件材料应另行存放。

六、学校档案室负责对各部门的预立卷工作进行业务指导和检查。

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